Utvalgte funksjoner

Tilgjengelig og strukturert dokumenthåndtering

ShareControl er din arbeidsplass i skyen. Vi har utnyttet funksjonaliteten i Office 365 og SharePoint og tatt utviklingskostnaden for deg.

En strukturert arbeidsplass innen økonomi og regnskap, kontrakter og styrepapirer. Enkelt å dele også med personer utenfor bedriften. Ved bruk av metadata har vi tilrettelagt for enkel sortering og søkefunksjonalitet.

ShareControl er en unik mulighet til å få struktur på kritisk dokumentasjon. I stedet for en filstruktur som er svært personavhengig, får man en enhetlig struktur som forenkler og tilgjengeliggjør dokumentasjon på en helt annen måte.

Fleksibel struktur

Det er etablert biblioteker, mapper og metadata innenfor økonomi, regnskap, kontrakt, styre og generalforsamling. Disse kan enkelt tilpasses den aktuelle bedrift og gjør at bedriften kan ta ShareControl raskt i bruk.

Enkelt å dele mapper og dokumenter med styremedlemmer, regnskapsfører, revisor og andre interessenter utenfor organisasjonen.

Mapper inklusive metadata kan enkelt kopieres, både med og uten filer. Dette er praktisk når man ruller videre fra en periode til en annen periode for regnskapsrapportering. Det er da svært vanlig å gjenbruke filer.

Metadata

Mappene er bygd opp med forhåndsdefinerte metadata som enkelt tilpasses den enkelte bedrift. Metadata gjør at man enkelt kan filtrere og sortere mappene. Filtreringsfunksjonen er tilsvarende den man finner i Excel.

Felles metadata for alle perioder er blant annet selskap, periode og år. Videre er det bibliotek spesifikke metadata. Eksempelvis har kontraktarkivet metadata for blant annet kontraktstype, kontraktsperiode og reguleringstidspunkt. Det er enkelt å opprette nye bibliotek ved hjelp av eksisterende metadata fra andre bibliotek, eventuelt legge til nye metadata.

Forbedret intern kontroll

Avsluttede mapper kan låses for editering. Det betyr at det er ingen risiko for at noen går inn i et dokument på et senere tidspunkt og endrer det. Eksempelvis kan bedriften stole på at grunnlaget for tidligere års regnskap som var laget i Excel er det som ble faktisk vedtatt av styret.

Revisoroppslag

Selskaper med revisor må i forbindelse med revisjonen oversende en del dokumentasjon til revisor. Samle og kategorisere denne dokumentasjonen tar erfaringsmessige en del tid.

Revisoroppslaget gjør det mulig å dele dokumenter med selskapets revisor gjennom å gi de lesetilgang til løsningen og organisere dokumenter etter revisors kravspesifikasjon (PBC liste). De relevante dokumentene indekseres med PBC referanse og revisor henter ut denne informasjonen gjennom en egen portal. Denne funksjonaliteten vil i vesentlig grad lette dokumentdeling med revisor og frigjøre tid.

Kunnskapsoppslag

Kunnskapsoppslaget består av lenker til offisielle oppslagsverk som Lovdata, Skatteetaten, Altinn, Regnskapsstiftelsen, osv. ShareControl anvender kun offisielle nettsteder som har et ansvar for å holde informasjonen oppdatert.

ShareControl gir bedriften tilgang til lover og regler relevant for det biblioteket man er i. Eksempelvis i biblioteket for skatt finner man kun linker til skatterelaterte oppslag og ikke regnskapsrelatert.

Kunnskapsoppslaget er kvalitetssikret av anerkjente revisjonsselskap og fagmiljøer.

Finanskalender

ShareControl gir oversikt over aktuelle tidsfrister fra skatteetaten. Dette kan kombineres med bedriftens egen finanskalender (fra Finance versjon). Relevante interne datoer kan være frister for månedsrapportering, tidspunkt for styremøter, tidsfrist for utsendelse av styredokumenter og andre viktige datoer.

Aktuelle satser

Gjennom ShareControl får bedriften tilgang til aktuelle satser fra Revisorforeningen.

Egne retningslinjer

I versjon Finance kan du legge inn egne retningslinjer som regnskapsmanual, personalhåndbok, økonomihåndbok, mm i kombinasjon med kunnskapsoppslaget til ShareControl.

Du kan også legge inn linker til regnskapssystem, fakturahåndteringssystem, oppslagsverk, m.m. på de relevante arbeidsflater.

Dokumentdeling

Biblioteker og mapper kan deles med revisor, regnskapsfører, styremedlemmer og andre utenfor bedriftens organisasjon. Disse får da kun leserettigheter, men uten at dette blir en ekstra kostnad for bedriften.

Regnskapsfører kan få tilgang gjennom egen portal hvor bedriften kan legge sine bilag.

Oppgavetildeling

De ulike mappene kan tildeles oppgaver og mappene markeres med trafikklys for status.

Teknologi og Grensesnitt

ShareControl er en SharePoint løsning. App’en er tilgjengelig via vår hjemmeside eller Office 365 SharePoint App Store.

App’en anvender nettleseren på din datamaskin, mobiltelefon eller nettbrett.

Selskapet må ha Internet Explorer 9 og nyere, Edge, Chrome 30, Firefox 24, Safari 7 eller Opera 22. Mobiltelefon og nettbrett som bruker tilsvarende nettleserteknologi.