Spørsmål og svar - Faglig

Vi hjelper deg selvsagt med dette og det ligger flere videoer på vår nettside om hvordan produktet installeres og brukes. Vi anbefaler at du begynner med de nyeste dokumentene relatert til avstemminger, styremøter, aktuelle kontrakter, årsregnskap osv. Disse kan lastes opp fra der de er lagret i dag via last opp funksjonaliteten.

Det er viktig at du bruker litt tid på å tenke gjennom hvordan du vil strukturere biblioteker, mappestruktur og metadata før du starter å laste opp en mengde dokumenter. Når du har funnet din struktur så er det lett og faktisk litt morsomt å holde dette oppdatert.

Vi anbefaler å etablere et nettsted per gruppe med forskjellige tilganger. App’en kan dupliseres til flere nettsteder. Det er dessverre ikke mulig å gi forskjellig tilgang til dokumentasjon som finnes på samme nettsted.

Hvis andre personer skal ha tilgang til styrepapirer og kontrakter enn de som skal ha tilgang enn regnskapsdokumentasjon så anbefaler appene Sharecontrol Contract og ShareControl Board til dette formål.

Vi eller en av våre samarbeidspartnere kan hjelpe dere med å sette opp nettsteder og ShareControl slik at de fyller de kriteriene dere har i forhold til tilgang.

Dataene ligger hos deg eller i skyen dersom du har Office 365. ShareControl oppbevarer ingen data for deg, men er en applikasjon som viser dataene i SharePoint. Hvis du velger å ikke kjøpe abonnement etter prøveperioden eller terminerer en avtale, mister du Kunnskapsoppslaget og visningen av data, men du vil fortsatt ha de mappene og dokumentene du har lagret tilgjengelig i den vanlige SharePoint strukturen. Gå opp et nivå i appen og klikk på områdeinnhold så vil du se hvordan dette vises hvis du ikke ønsker å fortsette med vårt produkt.

Du inngår en 12 måneds kontrakt med oss som betales forskuddsvis for de brukere som skal ha tilgang til appen. Blir antall lisenser endret så vil det bli tatt hensyn til ved neste forfall, dog slik at nye brukere blir fakturert fra det tidspunkt du tegner nye lisenser. Hvis du ønsker å si opp, må dette gjøres 30 dager før abonnementsperioden utløper.

Du kan administrere ditt egen abonnent gjennom din portal på vår hjemmeside.

Du forsetter som før med den lisensnøkkel du har fått. Du må da selvsagt inngå en kontrakt med oss som blir oversendt i god tid før prøveperioden utløper.

Deling med eksterne uten redigeringsrettighet for Basic og Finanace krever ingen ekstra lisenser. Men for den separate styre app’en (Board) vil det være nødvendig med ekstra lisenser for eksterne brukere.

Ja, all funksjonalitet du finner i Word, Excel og PowerPoint for deling er tilgjengelig. Mottakeren må ha en Microsoft konto, men trenger ikke å registeres som bruker av nettstedet. Det er derfor mulig å dele enkeltstående dokumenter.

For å se versjonsloggen på en fil trykker du på de tre prikkene bak filnavnet i tabellen. Her kan du trykke på versonslogg knappen.

Vår erfaring er at hvis det lastes opp mye dokumentasjon i et bibliotek så kan det ha en viss negativ virkning på responstiden på det bibliotek. Det er en vurderingssak hvor mange biblioteket man ønsker og om man ønsker å sortere ved bruk av filteret eller på bibliotek. Hvis man får mye dokumentasjon kan man vurdere å lage flere bibliotek for et område og skjule de med eldre dokumentasjon.

Per nå har vi ingen standard funksjon for sletting av større mengder data. Foreløpig må man gå inn å slette hver enkelt mappe (som også sletter underliggende dokument).

Det vil være slik at oppbevaringstiden på 5 år ikke vil gjelde alle dokumenter for eksempel prosjektregnskap i bygg og anlegg, dokumenter for finansinstitusjoner etc. Dessuten kan det være dokumenter en ønsker å oppbevare lengre som styrepapirer og kontrakter.

Vi anbefaler å kjøpe egne lisenser dersom dette er en som skal jobbe hos dere i perioder. Office 365 er lagt opp til å administrere lisenser så man kan ha en eller flere lisenser i reserve i slike tilfeller. Delefunksjonen kan benyttes får de som trenger lesetilgang. Hvis du oppretter vedkommende som bruker for eksempel av regnskapssystemet og andre økonomiapplikasjoner så skal vedkommende ha en lisens også i Office 365 og ShareControl.

Vi kan ikke annet enn å referer til bokføringsforskriften og det som er oppbevaringsplikt. I kontrakten så presiserer vi at dette er ditt ansvar, samtidig så garanterer Microsoft sikkerheten for dokumentene så risikoen for å miste noe er liten. Vi kan ikke uttale oss om hva du risikerer ved ikke å følge bokføringsforskriften. Hvis du ikke ønsker å lagre på server i Norge eller kopiere dokumenter så vil jeg sendt brev til skatteetaten.

Når dette er sagt så tror jeg løsningen gir deg mye bedre oversikt over dine dokumenter. Det vil være lettere å finne frem og oversende den dokumentasjon som skattemyndighetene etterspør.